Clube de Xadrez Epistolar Brasileiro
Leva o Xadrez, traz o Amigo


ATA DA ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA DO
CLUBE DE XADREZ EPISTOLAR BRASILEIRO - CXEB
REALIZADA NO DIA 26 DE AGOSTO DE 2012


             Às 11h30min do dia vinte e seis de agosto do ano de dois mil e doze, na sede da ALEX - Clube de Xadrez, sito na Rua Álvaro Alvim, nº 48, sala 905 - Centro - na cidade do Rio de Janeiro - RJ, especialmente cedida para este fim, reuniu-se, em segunda convocação, já que não havia o quorum mínimo às 11h00min, a Assembleia Geral Ordinária do Clube de Xadrez Epistolar Brasileiro - CXEB - regularmente convocada na forma do Estatuto da entidade, em especial de seu artigo 20, inciso I, letras "a" e "b", conforme edital publicado na RBXP nº 171, de maio do corrente ano. A abertura dos trabalhos foi feita pelo Presidente do CXEB, Márcio Barbosa de Oliveira, com a presença de 4 associados registrada em relação de presença. Márcio Barbosa agradeceu a presença de todos, deu-lhes as boas vindas, fez a leitura do edital de convocação, ressaltando que a AGO fora convocada para: a) julgar as contas, apreciar o relatório da Diretoria Executiva e o parecer do Conselho Fiscal referentes ao exercício de 2011; b) apreciar e discutir qualquer assunto de interesse do Clube que venha a ser apresentado pelos participantes; c) discutir e aprovar a ATA dessa reunião. Em seguida, seguindo a praxe em reuniões de prestação de contas da Diretoria, o Presidente Márcio solicitou à Assembléia que escolhesse um dos sócios presentes para presidir os trabalhos e indicou o nome do associado José Carlos Mesquita Farias que foi eleito por aclamação para exercer essa missão. Para secretariar esta AGO foi indicado o abaixo assinado Bianor de Oliveira Neves, também eleito por aclamação pelos presentes. Assumindo a direção dos trabalhos José Carlos Mesquita Farias fez uma breve alocução e passou a palavra de novo ao Presidente do CXEB para apresentar as contas, apreciar o relatório da Diretoria Executiva e o parecer do Conselho Fiscal referentes ao exercício de 2011. Conduzindo a discussão o Presidente Márcio Barbosa fez uma abordagem dos problemas que antecederam a presente Assembléia e terminou lendo para os presentes os seguintes documentos que passam a constar da presente ATA: Primeiro documento: MENSAGEM AOS PARTICIPANTES DA AGO DO CXEB - Rio de Janeiro - 26/08/2012 Os abaixo nominados, membros do Conselho Consultivo do Clube de Xadrez Epistolar Brasileiro, em nome do colegiado, saúdam a todos os participantes da Assembléia Geral Ordinária do CXEB, e pedem licença para lhes enviar a seguinte mensagem: a) louvamos as preocupações do Conselho Fiscal do CXEB, no sentido de que o Clube aprimore os seus controles e a sua documentação contábeis; b) enviamos uma moção de confiança na atual Diretoria Executiva e no seu trabalho, na certeza de que ela estará sempre contribuindo para efetivar os aprimoramentos solicitados pelo CF; c) apelamos a todos para que as bases que sempre sustentaram o nosso Clube em seus 43 anos de existência - confiança, amizade, colaboração, compreensão, respeito - não sejam nunca esquecidas nos momentos de eventuais divergências; d) lembramos que acima de tudo e de todos deve estar a preocupação com a preservação do nosso querido CXEB. - Votos de um agradável e profícuo encontro! Conselho Consultivo do CXEB; Subscreveram esta mensagem, por meio eletrônico, até às 23h do dia 23/08/2012, os seguintes integrantes do Conselho: Alberto Pinheiro Mascarenhas (ex-vice-Presidente); Antônio Carlos Raposo (ex-Presidente) ; Dieter Hans Bruno Kohl (ex-Diretor); Dorgival Olavo Guedes Jr.(ex-Presidente); João Eduardo Pereira Abramides (Conselheiro eleito); Jose Joaquim de Amorim Neto (ex-Presidente) Lair Valio Alves (ex-Diretor); Milton Gonçalves Sanchez (ex-Presidente) Paulo Bechara Dutra (Conselheiro eleito) ; Pedro Luiz de Oliveira Costa Neto (ex-Presidente); Torben Erik Carsen (ex-Diretor); Em seguida o Presidente do CXEB passou à apresentação do Relatório das Atividades da Diretoria no Exercício de 2011, seguindo-se a isto a apresentação da documentação integrante da prestação de contas, com o Parecer do Conselho Fiscal, que, por maioria, opinou pela aprovação das contas. Antes de devolver a palavra ao Presidente da Assembléia, O Presidente do CXEB fez a leitura dos pareceres dos membros do Conselho Fiscal que também passam a integrar esta ATA, nos seguintes termos: Voto do Conselheiro Alberto Dillenburg Caros companheiros do Clube, Manifesto a minha posição em relação aos fatos apontados pelo Sr. Conselheiro Assunção no exame das contas do Clube e manifestações a respeito: Concordo com o princípio da transparência, da clareza nos recebimentos e nos pagamentos do Clube, que os documentos devem ser sacados contra o próprio Clube e não contra associados. Mas entendo que o Conselho Fiscal tem também um importante papel de verificar e orientar o melhor procedimento no trato administrativo e financeiro das coisas do Clube. E entendo que o fato do trabalho dos integrantes da diretoria executiva e dos conselhos ser voluntário, arcando em muitas situações com custos financeiros que seriam do Clube, devem sim ser levados em conta. É notório o trabalho de recuperação do Clube feito pelas últimas administrações e empenho de dirigentes para reduzir custos, a exemplo do Pregun, na edição da Revista. Assim, no exame das contas e dos documentos que nos foram apresentados, eu aprovo o Balanço e o Demonstrativo. Todavia, recomendo que se passe a adotar procedimentos de exigir que todos os documentos, especialmente os pagamentos, sejam feitos em nome do Clube, emitidos pelo credor, e assim somente passarão a ser aceitos. Entendo que o fato não trouxe qualquer prejuízo financeiro para o Clube, a despesa do Clube de fato ocorreu e não é justo que algum associado dirigente arque pessoalmente com o valor dos documentos referidos. Em relação à liquidação da dívida com o ex-presidente Amorim e isenção da sua contribuição e esposa, já tinha concordado e aprovado quando o Conselho foi instado a respeito e renovo aqui minha aprovação. Foi operação muita benéfica para o Clube em que o Amorim abriu mão de considerável valor que tinha direito de receber. E entendo devidamente justificável a isenção de anuidades, pois o valor que o Clube então abriu mão de receber nos anos vindouros é mínimo em relação ao que o Clube deixou de pagar no acerto final com o Amorim. Sou sócio ativo do Clube desde 1987, já fui também Diretor de Torneios, e sabemos que o Clube sobreviveu até hoje pelo trabalho abnegado, voluntário, de algumas pessoas. E estou empenhado que assim continue, que sempre tenha um grupo de pessoas mantendo o Clube para que todos nós associados continuemos podendo usufruir do prazer de jogar partidas de xadrez postal. Cordialmente, Alberto Francisco Dillenburg; ato contínuo passou o Presidente Márcio à leitura do voto do Conselheiro Flávio Alberto Braga da Silva nos seguintes termos: Em mensagem de 22/08/2012, às 08:58, Flavio Braga escreveu: Prezados, Desde o fim de semana estou muito mal da gripe e não pude providenciar o envio de minha posição sobre as contas de 2011 ao Marcio. Agora vejo que foi bem apropriado. A luz das novas revelações, entendo que a não aprovação das contas não teria um efeito didático nos próximos anos. Apenas seria do interesse de quem quer ver o cxeb piorando suas atuais condições. Sendo assim, reconsidero minha posição e voto pela aprovação das contas. Deixo a ressalva de que a partir de agora todos devem seguir as praticas mais recomendadas de prestação de contas. Pregun, parece que desta vez a policia vai fazer apenas uma explanação. A multa fica para a próxima! Um abraço a todos - Flavio. Por último o Presidente fez a leitura do voto do Conselheiro Assunção, nos seguintes termos: Clube de Xadrez Epistolar Brasileiro - Conselho Fiscal; Parecer sobre as Contas da Diretoria Executiva do CXEB - Exercício 2011 - Órgão de Origem: Conselheiro Fiscal Costa Assunção Órgão Julgador: Assembléia Geral Ordinária; Trata-se do exame das contas da Diretoria Executiva do Clube de Xadrez Epistolar Brasileiro - CXEB, relativamente ao EXERCÍCIO de 2011, que trago, com fundamento no art. 28, letra "b", do Estatuto do CXEB, à apreciação da AGO de 26 de agosto de 2012, a ser realizada na ALEX - Clube de Xadrez, na Rua Álvaro Alvim, nº 48 - sala 905 - Centro, na cidade do Rio de Janeiro, Estado do RJ, consoante Edital publicado na RBXP nº 171, de maio/2012, fls. 4. Vistos e examinados os documentos e papéis de natureza fiscal do CXEB, a mim encaminhados, quais sejam, a Demonstração de Resultados do Exercício - DRE de 2011, o Balanço Patrimonial, em duas folhas, e os Relatórios de Fluxo de Caixa, relativamente aos doze (12) meses de 2011, além de notas fiscais, cupons fiscais, recibos e notinhas preparadas e assinadas por diretores, constatei, de início, haver irregularidades na apresentação de Notas Fiscais para comprovação de despesas do CXEB com a Revista Brasileira de Xadrez Postal - RBXP, relativamente aos meses de JANEIRO, MARÇO, MAIO e JULHO de 2011, visto que restaram comprovadas apenas as despesas feitas nos meses de SETEMBRO e NOVEMBRO de 2011, conforme nota fiscal emitida, em 27.01.2012, pela Copiadora Moro Ltda., no valor de R$ 1.100 (mil e cem reais). Não há, portanto, qualquer comprovação de despesas com a RBXP, nos quatro meses já referidos. De notar, a propósito, que, na qualidade de Diretor de Publicações, o Sr. Jorge André Pregun apresentou o que denominou de Prestação de Contas nº 02/2011 e Prestação de Contas nº 03/2011, na verdade, meros apontamentos digitados, por ele próprio assinados, contendo supostas despesas com impressão de revistas, etiquetas, envelopes, cartas, postagens, nos valores, respectivamente, de R$ 897,70 (oitocentos e noventa e sete reais e setenta centavos), e R$ 1.051,88 (mil e cinquenta e um reais e oitenta e oito centavos). Da mesma forma, há Notas Fiscais de Serviços, emitidas pela Copy Laser Comercial Ltda., que também não comprovam despesas realizadas pelo CXEB, nos valores de R$ 825,00 (oitocentos e vinte e cinco reais), R$ 742,50 (setecentos e quarenta e dois reais e cinquenta centavos), R$ 803,40 (oitocentos e três reais e quarenta centavos) e R$ 703,00 (setecentos e três reais), visto que esses documentos se encontram em nome de Jorge André Pregun, conforme notas de serviços nºs 036014, 036178, 036345 e 036514. Noto, por outro lado, que não há documentos comprovadores de despesas em nome do CXEB, relativamente a Correios (com exceção de um comprovante emitido em 30/06/2011, no valor de R$ 151,50), Impressões da RBXP (exceção da Nota Fiscal emitida pela Copiadora Moro, já frisada em parágrafo acima), Cartório, Realização de Assembléia e o SERASA, tendo em vista que os documentos apresentados, ou seja, as notas, recibos e notinhas (estas, produzidas por quem devia fazer a comprovação de despesas), trazem o nome de pessoas físicas como clientes e não servem para comprovar despesas realizadas pelo CXEB. De frisar a existência de recibo do 22º Ofício de Notas do Rio de Janeiro, emitido em 02/03/2011, no valor de R$ 21,60 (vinte e um reais e sessenta centavos), sem qualquer alusão ao nome do cliente ! Evidentemente, esse documento, tal como os demais, não comprova qualquer despesa realizada pelo CXEB junto a Cartório. Há, ainda, uma notinha de Pedido de etiquetas, plast. e fichário, emitido pela Comercial Lemax, de 28/05/2011, no valor de R$ 84,68 (oitenta e quatro reais e sessenta e oito centavos), que não traz o nome do cliente e, como as demais notas e notinhas, tampouco comprova despesas do CXEB. Até um comprovante de débito do CARTÃO VISA ELETRON, pertencente a cliente cujo número do cartão tem a final 1011, emitido pela Ferkath Papelaria, em Jundiaí-SP, no valor de 155,20 (cento e cinquenta e cinco reais e vinte centavos), consta dessa pretensa prestação de contas da Diretoria do CXEB ! Com efeito, não restaram comprovadas as despesas das rubricas DESPESAS GERAIS/CORREIOS, no valor de R$ 461,95 (quatrocentos e sessenta e um reais e noventa e cinco centavos); DESPESAS GERAIS/IMPRESSÃO da RBXP, no valor de 4.827,58 (quatro mil, oitocentos e vinte e sete reais e cinquenta e oito centavos); DESPESAS GERAIS/CARTÓRIO, no valor de R$ 74,54 (setenta e quatro reais e cinquenta e quatro centavos); DESPESAS GERAIS/DESPESAS ASSEMBLEIA, no valor de R$ 213,90 (duzentos e treze reais e noventa centavos); e DESPESAS GERAIS/SERASA, no valor de R$ 290,04 (duzentos e noventa reais e quatro centavos), todas estas, apontadas no Demonstrativo de Resultados do Exercício - RDE de 2011. Acentue-se que a Diretoria Executiva, pelo seu Diretor Financeiro, Sr. Natalino Constâncio Ferreira; o Vice-Presidente do Clube, Sr. Jorge André Pregun; e o próprio Presidente do CXEB, Sr. Márcio Barbosa de Oliveira, foram notificados por mim, através de e-mail, no dia 03.08.2012, portanto, faz cerca de 20 vinte) dias, para tomarem providências visando sanar irregularidades na prestação de contas; todavia, nunca tomaram qualquer providência nesse sentido. Em 14/08/2012, através de Notificação encaminhada ao Sr. Presidente, por ele recebida em 15/08/2012, concedi mais 5 (cinco) dias úteis, cujo prazo terminou no dia 21 (vinte e um), para que a Diretoria sanasse as irregularidades apontadas. Tampouco restou atendida essa notificação. Inegavelmente, a não apresentação de contas, na forma da lei e procedimentos fiscais expedidos pelo Conselho Federal de Contabilidade - CFC, constitui irregularidade que exige providências, sobretudo tendo em vista que essa já é uma prática antiga no CXEB, observada e bastante discutida na Assembléia Geral Ordinária de 31 de julho de 2005 (vide RBXP nº 131, de setembro de 2005, fls. 8/18) e na Assembléia Geral Extraordinária de 18/12/2005 (vide RBXP nº 134, de março de 2006, fls. 16/22), de modo que, passados cerca de 7 (sete) anos, a Diretoria Executiva devia ter tomado providências para que fatos dessa natureza não se repetissem. Cumpre destacar que aquele que realiza despesa em nome de um Clube tem que apresentar notas dessas despesas comprovando gastos feitos em nome do Clube, o que não ocorreu. A pessoa que faz a Contabilidade do Clube, ao invés de orientar para que a Diretoria Financeira apresentasse documentação fiscal hábil e idônea, negligenciou e transgrediu o Código de Ética Profissional do Contador - CEPC (Resolução nº CFC 803/1996, alterada pela Resolução nº 1.307/2010, artigos 2º, incisos I e III, 3º, inciso XX), quando deixou de devolver ao Clube os documentos irregulares, exigindo, em seu lugar, a apresentação de outros que comprovassem efetivamente as despesas. O profissional da Contabilidade transgrediu normas gerais de contabilidade ao elaborar peças contábeis sem lastro em documentação hábil e idônea e, a partir dessa escrituração fictícia, preparou a DRE de 2011 com valores divergentes dos poucos documentos idôneos apresentados pela Diretoria Financeira do Clube. De notar, aliás, que esse profissional da Contabilidade sequer atentou para um dos seus deveres, contido no Decreto-Lei nº 9.295, de 27.05.1946, art. 20, parágrafo único, ao deixar de informar, ao assinar a DRE de 2001 e o Balanço Patrimonial, sua categoria profissional, ou seja, se é Contador ou Técnico em Contabilidade. Deixou, ainda, de assinar os Relatórios de Fluxo de Caixa. De verificar, portanto, que a ciência contábil possui muitas normas não observadas na escrituração das despesas do CXEB. Ora, as Demonstrações Financeiras (Ativos, Passivos, Patrimônio Líquido, Receitas e Despesas) do Clube não restaram devidamente comprovadas na parte referente a DESPESAS, e também há documentos, como os Relatórios de Fluxo, que não se apresentam na sua forma legal, em face do que o profissional da Contabilidade deixou de atender a "confiabilidade", característica essencial das demonstrações financeiras, segundo refere JOSÉ CARLOS MARION, no seu livro "Normas e Práticas Contábeis", São Paulo, Editora Atlas, 2012, págs. 37/38. Em face disso, opino pela desaprovação das contas da Diretoria Executiva e faço as seguintes RECOMENDAÇÕES: 1) que se realize, o quanto antes, uma Auditoria EXTERNA independente nas contas do CXEB, visando a devida apuração das irregularidades apontadas e outras porventura existentes; 2) que se destitua o profissional da Contabilidade, por ter cometido irregularidades ao escriturar como se fora do Clube documentos pertencentes a outrem, contratando-se outro para seu lugar; 3) que se apure, através de Auditoria Externa independente, a responsabilidade civil e administrativa dos diretores envolvidos nas irregularidades praticadas na prestação de contas, forma viciada e ilegal de confundir e misturar o que pertence aos diretores, como pessoas físicas, com aquilo que, efetivamente, pertence ao Clube, tudo para fins de devolução das importâncias constantes de notas e recibos emitidos em nome deles, que não comprovam despesas do Clube; 4) que, doravante, a Diretoria Financeira, em conjunto com a Diretoria Administrativa, colecione, em pastas próprias, os documentos fiscais do Clube, para permitir uma consulta mais rápida e eficaz. É o parecer. Teresina (PI), 23 de agosto de 2012 - JOSÉ RIBAMAR DA COSTA ASSUNÇÃO - Conselheiro Fiscal - Antes de retornar a palavra ao Presidente da Assembléia o Presidente Márcio fez a leitura de requerimento que lhe foi dirigido pelo Conselheiro Assunção, do Conselho Fiscal, nos seguintes termos: Ilmo. Senhor Presidente do Clube de Xadrez Epistolar Brasileiro - CXEB. Na qualidade de membro Titular do Conselho Fiscal do CXEB, o abaixo assinado, com fundamento nos artigos 19, inciso II, e 28, letra "a", do Estatuto do CXEB, vem requerer o seguinte: 1 - Que, quando do início dos trabalhos da Assembléia Geral Ordinária que julgará as contas da Diretoria Executiva, seja apreciada uma QUESTÃO de ORDEM para que os membros da Diretoria Executiva não possam votar suas próprias contas, por constituir inegável desapreço e ofensa à ética e por violar o disposto no art. 1.074, § 2º, do Código Civil, regra legal que deve ser aplicada por analogia, afastando da votação o sócio que pretende "votar matéria que lhe diga respeito diretamente" ; 2 - Que se faça, quando da apreciação dos pareceres dos membros do Conselho Fiscal, leitura completa, para conhecimento de todos os sócios presentes à Assembléia Geral, do parecer anexo deste signatário como Conselheiro Fiscal ; 3 - Que V.Sa. envie a este membro do Conselho Fiscal cópia do relatório anual das atividades da Diretoria Executiva, referente a 2011, como preceitua o art. 28, letra "c", do Estatuto do CXEB ; 4 - Que, doravante, se faça encaminhar, mensalmente, a todos os membros do Conselho Fiscal, o Balancete mensal do Clube, consoante art. 31, letra "g", do Estatuto do CXEB. Pede e Espera Deferimento. Teresina (PI), 23 de agosto de 2012: JOSÉ RIBAMAR DA COSTA ASSUNÇÃO. Conselheiro Fiscal. Esclareceu o Presidente Márcio que cumpriu o que lhe foi requerido no item 2; está atendendo o que foi requerido no item 3 via e-mail e recomendará à Diretoria Financeira a preparação de balancetes mensais para atender a solicitação do item 4. Quanto à solicitação do item I o Presidente Márcio sugere que o senhor Presidente da AGO coloque a questão em discussão e que a própria Assembléia delibere a respeito. Ato contínuo o Presidente da AGO colocou a questão em discussão se membros da Diretoria devem votar sobre a aprovação das contas ou não tendo a Assembléia deliberado que os membros da Diretoria devem votar, pois estão mais inteirados dos problemas do clube, destacando ainda que a grande maioria dos associados, normalmente não participa das reuniões anuais do Clube. Em seguida foram colocadas em discussão as propostas de aprovação (ou não) do parecer majoritário do Conselho Fiscal e o Relatório da Diretoria Executiva. Após os membros da diretoria presentes manifestaram sua abstenção no que tange a esta apreciação, e se absterem de votar a seu respeito, a Assembléia reunida constatou, após terem sido lidos os pareceres dos três Conselheiros Fiscais e examinadas as contas e documentos referentes ao movimento financeiro do CXEB no ano de 2011, e após ter constatado que as contas do CXEB foram recomendadas para aprovação por dois dos três conselheiros (apenas um Conselheiro não recomendou sua aprovação), a Assembléia votou pela aprovação das contas do CXEB - ano de 2011, por unanimidade e solicitou incluir na ata as sugestões dos dois conselheiros que as aprovaram no sentido de futuras contas, a partir do próximo exercício, exibam documentos comprobatórios sempre em nome do CXEB para comprovação de pagamentos e despesas do Clube de um modo geral. Quanto as sugestões do conselheiro José Ribamar da Costa Assunção, único voto contrário, a Assembléia recomendou à Direção do Clube que aprecie com atenção tais sugestões, uma vez que demandam tempo, estudo de viabilidade, programação financeira e discussão geral sobre a implantação de tais medidas. A Assembléia também solicitou a inclusão de uma menção à história do clube, em que sempre predominou a amizade e a confiança, que trouxe ao clube por cerca de quarenta e três anos à posição atual, não tendo havido anteriormente nenhuma contestação por parte do seu quadro social. A Assembléia também deliberou que a partir do movimento de Setembro de 2012, a direção do CXEB passe a exigir sempre notas fiscais em nome do Clube. Na sequência foi lido e aprovado o relatório de atividades da diretoria do CXEB, exercício 2011. Na sequência o Presidente da AGO passou ao item de pauta que se refere a Discussão e debate de outros assuntos de interesse do Clube, observada a restrição de que trata o Parágrafo único do artigo 19 do Estatuto, que estabelece que a Assembléia pode discutir sobre quaisquer assuntos, mas só podem ser objeto de decisão os assuntos constantes de pauta. Pela ordem foram colocados os seguintes assuntos: a) A Assembléia solicitou divulgar na revista do Clube a decisão anterior sobre o Foro do CXEB, informando ser na cidade de São Paulo, onde fica a sede oficial do Clube; b) A Assembléia tomou conhecimento da proposta de revitalização do CXEB feita pelo associado José Ribamar da Costa Assunção e deixa a critério da diretoria o estudo da viabilidade de alguns dos seus itens, ficando a disposição para discutir o assunto na próxima reunião. c) A Assembléia tomou conhecimento e concordou com o documento de quitação da divida do CXEB com o associado e ex-Presidente José de Amorim. d)A Assembléia tomou conhecimento e concordou com a decisão final para os recursos dos associados Paulo Amílcar Goenez Brião, Flavio Arnaldo Braga Silva e Fausto Monteiro Mesquita Jr. nas Comissões de Ética e Recursos. e) tomou conhecimento da carta do Vice Presidente Jorge Pregun e formalizou um apelo ao referido companheiro que reconsiderasse a sua decisão apelando ainda ao Presidente do CXEB para convencer o companheiro a permanecer com o seu brilhante e fundamental trabalho em prol do Clube. Por último, nada mais havendo a tratar, foi a reunião suspensa por alguns minutos para que fosse concluída a presente ATA que foi ao final lida e aprovada e vai assinada por mim Bianor de Oliveira Neves, Secretário desta Assembléia, que a escrevi e mais pelo Presidente da AGO, associado José Carlos Mesquita Farias, pelo membro do conselho Consultivo, associado Paulo Bechara Dutra e pelo Presidente do CXEB, Márcio Barbosa de Oliveira.